Zmiana daty lub miejsca uroczystości – co zrobić z zamówionymi zaproszeniami na ślub?

Jeśli zamówiliście już zaproszenia na ślub, a data lub miejsce uroczystości się zmieniły, ustalcie z pracownią etap realizacji. Przed akceptacją projektu zwykle można poprawić treść. Po rozpoczęciu druku trzeba uzgodnić dalsze możliwości. Gościom, którzy otrzymali zaproszenia, przekażcie zmianę bez czekania na nowe egzemplarze.

Zmieniły się plany – czy zaproszenia trafiły już do druku?

Sprawdźcie ostatnią korespondencję i skontaktujcie się z wykonawcą. Samo opłacenie zamówienia nie oznacza, że zaproszenia są gotowe. Jeśli dopiero otrzymaliście wizualizację, sytuacja wygląda inaczej niż po wysłaniu wiadomości „Akceptujemy projekt”. Podajcie numer zamówienia i zapytajcie, czy można jeszcze zmienić dane.

Pomaga tu etapowy sposób realizacji. Przykładowo w artMA otrzymujecie projekt do sprawdzenia, a po zgłoszeniu uwag – poprawioną wersję do ponownej akceptacji. Dzięki temu przed zatwierdzeniem możecie upewnić się, że Wasze zaproszenia na ślub zamówione w artMA zawierają aktualną datę, godzinę i adres.

Jeśli akceptacja jest już za Wami, działajcie od razu. Od tego momentu projekt może trafić do druku. Przy pilnej zmianie zadzwońcie, a nowe dane prześlijcie również e-mailem. Samo wysłanie prośby nie oznacza zatrzymania produkcji – uzyskajcie potwierdzenie pracowni.

Projekt czeka na akceptację – jak zgłosić zmianę?

Wyślijcie jedną wiadomość z numerem zamówienia i listą poprawek w formacie „było -> ma być”.

ArtMA deklaruje nieograniczoną liczbę zmian podczas dopracowywania projektu, ale nie jest to standardem w każdej firmie. Regulamin odróżnia standardowe korekty od nowej koncepcji, zmiany stylu czy dodatkowych wariantów. Przy szerszym zakresie pracy sprzedawca informuje o ewentualnej dopłacie lub wydłużeniu realizacji przed rozpoczęciem dodatkowych zmian.

Jeśli zmieniliście salę, napiszcie: „W zamówieniu nr […] zmieniamy miejsce przyjęcia. Prosimy o wprowadzenie poniższych poprawek i przesłanie projektu do sprawdzenia”. Następnie wymieńcie:

• nazwę sali – zamiast „Sala A” prosimy wpisać „Sala B”;
• adres – nowe dane to [ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość];
• godzinę – pozostaje bez zmian;
• bilecik z dojazdem – prosimy zastąpić treść informacjami z załącznika.

Zaproszenia są gotowe – poprawiać egzemplarze czy zamówić nowe?

Wybór zależy od zakresu zmian i konstrukcji zaproszenia. Jeśli zamówione zaproszenia na ślub składają się z kilku części, zapytajcie o wymianę samej karty z treścią. Okładka, koperta i opaska mogą nadal się przydać, o ile nie zawierają nieaktualnych danych. Koszt oraz termin ponownego wykonania ustalcie z pracownią.

Gdy koperty nadal leżą w domu, możecie rozważyć dołączenie wyraźnej karty aktualizacyjnej, np. „Aktualne miejsce przyjęcia: […]”. Pamiętajcie jednak, że gość może później sięgnąć tylko po główne zaproszenie i przeczytać stary adres. Przy zmianie daty, miejsca i godzin nowy wydruk ograniczy ryzyko pomyłki.

Naklejkę z poprawką przetestujcie na jednym egzemplarzu. Na złoceniu lub fakturze może odstawać albo zasłaniać zdobienia.

Goście mają już zaproszenia – jak przekazać zmianę?

Powiadomcie bezpośrednio każdą zaproszoną parę, rodzinę lub osobę. Nie czekajcie na nowy wydruk – bliscy mogli już zarezerwować nocleg i zaplanować urlop. Przy zmianie miejsca możecie napisać:

„Zmieniliśmy miejsce przyjęcia weselnego. Spotykamy się w [nazwa i pełny adres]. Data oraz godzina pozostają bez zmian. Dajcie proszę znać, że wiadomość do Was dotarła”.

Jeśli przesuwacie termin, zapytajcie też o udział:

„Nasz ślub odbędzie się w nowym terminie: [data]. Miejsce i godzina pozostają bez zmian. Dajcie proszę znać do [termin], czy będziecie mogli do nas dołączyć”.

Potwierdzenie odbioru wiadomości nie oznacza potwierdzenia obecności. Zaznaczcie osobno, kto zna nowe ustalenia i kto zadeklarował przyjazd. Do osób, które rzadko czytają wiadomości, zadzwońcie. Upewnijcie się też, że informacja dotarła do wszystkich adresatów wspólnego zaproszenia.

Co jeszcze sprawdzić po zmianie daty lub miejsca?

Przejrzyjcie cały zestaw, również bileciki i mapki. Sprawdźcie:

• datę i dzień tygodnia – czy oba zapisy odpowiadają nowemu terminowi;
• ceremonię i przyjęcie – czy wiadomo, której części dotyczy zmiana;
• dojazd – czy adres i mapa wskazują to samo miejsce;
• nocleg, transport i poprawiny – czy dane odpowiadają nowym ustaleniom;
• termin odpowiedzi – czy goście mają czas na ponowną decyzję.

Termin ponownej realizacji uzgodnijcie z pracownią. Zostawcie też czas na sprawdzenie projektu i dostawę.

Kiedy zamówić zaproszenia, żeby zostawić czas na poprawki?

Zamówienie zaplanujcie wcześniej niż wręczanie, z zapasem na projekt, korekty i realizację. Orientacyjnie warto przekazać zaproszenia na ślub około 3–4 miesiące przed uroczystością, a gościom planującym dalszą podróż dać więcej czasu.

Do druku zatwierdźcie potwierdzoną datę, godzinę i miejsce. Jeśli znacie termin, ale nadal wybieracie salę, wcześniej poproście bliskich o zarezerwowanie dnia. Szczegóły otrzymają później. Po każdej zmianie przeczytajcie cały projekt – łatwo poprawić datę, a przeoczyć stary dzień tygodnia.