Szpital porządkuje dokumenty. Elektroniczny obieg ma usprawnić pracę

Za administracją szpitala stoi coraz więcej spraw, pism i korespondencji, które muszą szybko trafić do właściwych osób. W placówce rozwijany jest system EZD RP, mający uporządkować ten przepływ i ułatwić dostęp do dokumentacji. Nie oznacza to całkowitego odejścia od papieru – część dokumentów nadal musi być prowadzona w tej formie.

• Elektroniczne sprawy i korespondencja w jednym systemie
• Szpital przenosi kolejne procesy do środowiska cyfrowego

Elektroniczne sprawy i korespondencja w jednym systemie

EZD RP służy do prowadzenia spraw i dokumentów w formie elektronicznej. System pozwala także rejestrować oraz dekretować korespondencję, czyli przekazywać ją do właściwych komórek organizacyjnych i osób zajmujących się daną sprawą.

Elektroniczny obieg obejmuje również dokumenty papierowe, jeśli przepisy albo wewnętrzne procedury wymagają zachowania tradycyjnej formy. Dzięki temu papierowa korespondencja może być rejestrowana i obsługiwana w uporządkowanym systemie, zamiast funkcjonować poza głównym obiegiem informacji.

Szpital przenosi kolejne procesy do środowiska cyfrowego

System wspiera także zarządzanie szablonami pism, danymi kontaktowymi oraz dokumentacją dotyczącą prowadzonych spraw. Oznacza to jedno miejsce do obsługi powtarzalnych elementów pracy administracyjnej i łatwiejsze odnajdywanie informacji potrzebnych przy kolejnych etapach postępowania.

Rozwijanie EZD RP ma poprawić dostęp do dokumentów, zwiększyć porządek w aktach i usprawnić przekazywanie korespondencji między komórkami organizacyjnymi szpitala. Dla pracowników oznacza to mniej rozproszonych informacji i sprawniejsze śledzenie tego, na jakim etapie znajduje się dana sprawa. Cyfryzacja nie zastępuje całkowicie dokumentacji papierowej, ale pozwala włączyć ją do bardziej uporządkowanego obiegu.

na podstawie: Szpital Wojewódzki w Zamościu.